QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA DOANH NGHIỆP CẦN CHÚ Ý

Việt Nam hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu, ký kết nhiều hiệp định thương mại tự do song phương và đa phương. Bên cạnh những thách thức, điều này tạo ra cơ hội mở rộng thị trường khổng lồ cho các doanh nghiệp xuất khẩu. Lại nói, quy trình xuất khẩu hàng hoá bao gồm nhiều bước và thủ tục doanh nghiệp cần tiến hành.

1. Hoạt động xuất khẩu hàng hoá

1.1 Xuất khẩu hàng hoá là gì?

Xuất khẩu hàng hoá là quá trình chuyển hàng hóa từ một quốc gia đến một quốc gia khác để bán hoặc sử dụng. Nó được thực hiện bởi các doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu thị trường hoặc sản xuất ở một quốc gia và muốn bán hàng hoá của họ ở một quốc gia khác. Quá trình xuất khẩu hàng hoá bao gồm các bước như chuẩn bị hàng hóa, vận chuyển, đóng gói, thông quan, và giao hàng cho người nhận cuối cùng.

Xuất khẩu hàng hoá là một hoạt động thương mại quan trọng và mang lại lợi ích kinh tế đáng kể cho đất nước. Đồng thời góp phần tăng trưởng kinh tế, tạo ra việc làm, thúc đẩy quan hệ đối tác thương mại giữa các quốc gia và đưa các sản phẩm và dịch vụ đến các thị trường toàn cầu.

1.2 Hồ sơ xuất khẩu hàng hoá

(1) Tờ khai hải quan

(2) Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp.

(3) Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu xuất khẩu theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính.

(4) Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý ngoại thương đối với hàng hóa xuất khẩu thuộc diện quản lý theo giấy phép.

(5) Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ khác theo quy định của pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành (sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành): 01 bản chính.

Trường hợp Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành được sử dụng nhiều lần trong thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành thì công ty chỉ nộp 01 lần cho Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên;
Trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định nộp bản chụp hoặc không quy định cụ thể bản chính hay bản chụp thì công ty được nộp bản chụp.

(6) Chứng từ chứng minh công ty đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư: nộp 01 bản chụp khi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên.

(7) Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa thuộc diện phải có Giấy phép xuất khẩu, Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có chứng từ chứng minh công ty đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư mà người nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác.

1.3 Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hoá

Quy trình xuất khẩu hàng hoá gồm 10 bước, cụ thể:

Bước 1. Đàm phán và ký kết hợp đồng
Bước 2. Xin giấy phép xuất khẩu
Bước 3. Đặt booking và lấy container rỗng
Bước 4. Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất
Bước 5. Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (shipping mark)
Bước 6. Mua bảo hiểm lô hàng
Bước 7. Làm thủ tục hải quan
Bước 8. Giao hàng cho tàu
Bước 9. Thanh toán tiền hàng
Bước 10: Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài.

1.4 Chi phí cho thủ tục xuất khẩu

► Thuế khi xuất khẩu

Thuế xuất khẩu: Nếu hàng hóa thuộc danh mục hàng hóa chịu thuế xuất khẩu thì sẽ phải nộp thuế xuất khẩu; nếu không thuộc danh mục này thì hàng hóa không chịu thuế xuất khẩu.
Thuế VAT: Theo quy định hiện hành, thuế VAT đối với hàng hóa xuất khẩu là 0%.

► Chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển và thời gian vận chuyển có quan hệ mật thiết với nhau. Tùy tính chất hàng hóa và mức độ yêu cầu thì hàng hóa xuất khẩu quốc tế có thể vận chuyển theo đường biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt, đường chuyển phát nhanh. Mỗi lô hàng cần xem xét cụ thể để đưa ra quyết định phù hợp nhất.

Các chi phí vận chuyển thông thường gồm các phần chính:

Chi phí vận chuyển từ kho/nhà máy ra cảng;
Chi phí local charge tại cảng (nâng hạ/ sắp xếp hàng tại bãi; THC, phí seal…);
Chi phí liên quan thông quan; cước vận chuyển quốc tế (nếu bán theo term CNF); chi phí giao hàng đầu nước ngoài (nếu theo theo DDP, DDU)…
Ngoài ra có thể có các chi phí như chi phí bảo hiểm, chi phí làm C/O, chi phí hun trùng, kiểm dịch.

2. Tìm hiểu quy trình xuất khẩu hàng hoá

Bước 1. Đàm phán và ký kết hợp đồng

Đây là khâu đầu tiên và cũng là khâu quan trọng nhất. Bởi nó không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Mà doanh nghiệp phải tiến hành đàm phán với khách hàng để tiến đến việc ký kết hợp đồng ngoại thương – căn cứ cần có cho việc xuất khẩu lô hàng. Trong hợp đồng sẽ đưa ra những điều khoản thỏa thuận cụ thể về hàng hóa, điều kiện giao hàng, trách nhiệm mỗi bên, … Khi đồng ý thì hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.

Bước 2. Xin giấy phép xuất khẩu

Trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, nếu hàng hóa thuộc vào diện phải xin giấy phép thì chủ hàng sẽ phải làm việc với cơ quan, để có thể xin giấy phép xuất khẩu theo đúng quy định tại Nghị định 187 và các quy định liên quan khác.

Doanh nghiệp sẽ tiến hành xin giấy phép xuất khẩu dưới dạng xin một lần sử dụng cho nhiều lần. Việc xin giấy phép quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng.

Bước 3. Đặt booking và lấy container rỗng

Nếu lô hàng được bán theo điều kiện CIF thì cá nhân thực hiện thủ tục xuất khẩu cần phải liên hệ với hãng tàu hoặc FWD để tìm được giá tàu tốt nhất cho việc vận chuyển lô hàng.
Nếu lô hàng bán theo điều kiện FOB thì doanh nghiệp không cần liên hệ booking tàu mà consignee sẽ là người đặt tàu cho chủ hàng.

Quy trình lấy container rỗng tại cảng: Ra cảnh đổi lấy Booking confirmation tại thương vụ cảng sau khi xuất CIF và có booking. Công việc giúp xác nhận với hãng tàu rằng nhà xuất khẩu đồng ý lấy container và seal. Còn khi xuất bằng FOB, nhà xuất khẩu sẽ nhận được transport confirmation và đem đi đổi lấy booking, sau đó làm tương tự với CIF.

Bước 4. Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất

Sau khi khách hàng đồng ý về hoá đơn chiếu lệ. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch để sản xuất hàng hóa đảm bảo về số lượng và chất lượng như đã cam kết trong hợp đồng.

Sau khi có booking, doanh nghiệp lên kế hoạch lấy container để đóng hàng lần 2 trước khi niêm seal.

Bước 5. Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (shipping mark)

Đóng gói hàng tại kho

Đóng gói hàng tại cảng

Trong giai đoạn này, bộ phận xuất nhập khẩu cần phải phối hợp với bộ phận kỹ thuật, công nhân tại nhà máy để đóng hàng hóa.

Cần lưu ý ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng theo yêu cầu của khách hàng (vì có liên quan đến hợp đồng ngoại thương). Các thông tin bao gồm: tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh, …).

Quy trình đóng hàng tại cảng cũng khá tương tự như với đóng hàng tại kho.

Tuy nhiên, đóng hàng tại cảng đòi hỏi nhiều giấy tờ và thủ tục hơn. Thông thường khi đóng hàng tại cảng, sẽ phải thuê công nhân đóng hàng của cảng. Vì vậy doanh nghiệp sẽ thường mất thêm chi phí để thuê nhân công để đóng hàng.

Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu trong bước này.

Bước 6. Mua bảo hiểm lô hàng

Liên hệ các công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng. Hạn mức bảo hiểm sẽ hoàn toàn lệ thuộc vào giá trị hàng hóa. Đối với các loại hàng hóa thông thường mức mua bảo hiểm sẽ là 2% trên tổng giá trị hàng hóa. Trong trường hợp lô hàng xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF thì sẽ không cần phải mua bảo hiểm.

Bước 7. Làm thủ tục hải quan

Doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục hải quan bao gồm các công việc sau:

► Mở tờ khai hải quan.

Chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

giấy giới thiệu nhân viên giao nhận;
giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản);
tờ khai hải quan (2 bản);
hợp đồng ngoại thương (bản sao);
hóa đơn thương mại (invoice);
phiếu đóng hàng (packing list).

► Đăng ký tờ khai.

Đăng ký viên sẽ dựa vào những thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để lô hàng xuất đi được thông quan. Nếu lô hàng không có bất cứ một vấn đề gì thì sẽ được vào luồng xanh. Ngược lại, nếu lô hàng rơi vào diện bị kiểm tra thì có thể vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.

► Đóng phí làm thủ tục hải quan.

► Lấy tờ khai.

Bộ phận hải quan sẽ ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai (phần dành cho hải quan).

► Thanh lý tờ khai.

Người làm thủ tục hải quan sẽ trình tờ khai đã được hoàn thiện để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa và hạ có đúng không. Sau đó, container sẽ được hệ thống cảng tiếp nhận

► Vào sổ tàu.

Khi container đã được hạ thì tiếp theo sẽ được vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container.

► Thực xuất tờ khai hải quan.

Sau khi lô hàng đã được giao cho khách thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng, bao gồm các giấy tờ:

Tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao),
Commercial invoice (1 bản chính),
Vận đơn đường biển (bill tàu).

Bước 8. Giao hàng cho tàu

Sau khi kết thúc việc thông quan cho lô hàng, doanh nghiệp cung cấp chi tiết bill để hãng tàu làm vận đơn. Bước này phải được thực hiện trước giờ cắt máng closing time và trước bước thực xuất. Giao hàng cho tàu sẽ được kết thúc khi doanh nghiệp đã nhận được vận đơn đường biển, có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.

Bước 9. Thanh toán tiền hàng

Người làm thủ tục xuất nhập khẩu phải chú ý hoàn thành bộ chứng từ thanh toán bao gồm:

Hóa đơn thương mại (commercial invoice);
Phiếu đóng gói (packing list);
Vận đơn đường biển;
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O);
Giấy chứng nhận khử trùng.

Trong trường hợp bạn thanh toán bằng L/C thì bạn phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.

Bước 10: Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài

Gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.

Lưu ý:

Đảm bảo tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng, tránh những sai phạm không đáng có.
Để đảm bảo tính chính xác, trong quá trình xuất khẩu, doanh nghiệp gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm, sẽ tốt hơn muộn.
Trong 1 số trường hợp chủ hàng cần lưu ý thêm một số công việc theo yêu cầu của nước nhập khẩu. Chẳng hạn như khai AMS cho hàng xuất đi Mỹ, ENS cho hàng đi Châu Âu…
Trước khi hàng hóa ra khỏi lãnh thổ quốc gia, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra thật kỹ lưỡng chất lượng hàng hóa. Việc này nhằm đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận trong tình trạng tốt nhất. Giúp giữ vững uy tín của doanh nghiệp, đồng thời tránh những vấn đề phát sinh, kiện cáo về chất lượng giữa đôi bên.

Để biết thêm chi tiết, quý khách hàng có thể tham khảo thêm một số dịch vụ khác của HTC như: Khai báo hải quan, xử lý tờ khai… Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ với HTC theo số Hotline: 0913581129 email htc.supplychain@gmail.com để nhận báo giá tốt nhất.